تم إنشاء مديرية تطوير الأداء المؤسسي في وزارة الاقتصاد الرقمي والريادة بهدف رفع كفاءة وفاعلية العمل والارتقاء بالأداء المؤسسي للوزارة من خلال موائمة خطط العمل التنفيذية مع الخطط الاستراتيجية للوزارة ومتابعة تنفيذها من خلال معايير ومؤشرات لقياس مدى التقدم والإنجاز، والتي تعمل على توفير الدعم اللازم لتمكين أصحاب القرار من اتخاذ القرارات المناسبة.
ومن ناحية أخرى، تعمل المديرية على توثيق إجراءات العمل وتبسيطها وتحديثها بشكل مستمر وإجراء عمليات التدقيق الداخلي وإصدار الإجراءات التصحيحية اللازمة ومتابعة تنفيذها حسب الأصول ومراقبة وتحليل مؤشرات أداء العمليات في الوزارة بهدف التطوير والتحسين المستمر.
أهداف المديرية:
- الارتقاء بالأداء المؤسسي للوزارة من خلال موائمة خطط العمل التنفيذية مع الخطط الاستراتيجية الخاصة بالوزارة ومتابعة تنفيذها وتطبيق الآليات والمنهجيات اللازمة لذلك.
- رفع كفاءة وفعالية الوزارة في تنفيذ مهامها وتقديم خدماتها من خلال تطوير البنية التنظيمية وتطوير الخدمات المقدمة وتوثيق إجراءات العمل وتقييمها وتبسيطها وتحديثها بشكل مستمر
أقسام المديرية:
.png)
قسم المتابعة والتقييم
المساهمة في إعداد الخطط السنوية للإدارات والمديريات والوحدات في الوزارة:
يقوم قسم المتابعة والتقييم بالمساهمة في اعداد الخطط السنوية للإدارات والمديريات والوحدات في الوزارة ومراجعتها للتأكد من انسجامها مع الأهداف الاستراتيجية والتشغيلية والمخصصات المالية المتاحة، وعدم وجود تعارض أو تضارب بين أنشطة ومشاريع وبرامج الوزارة المختلفة. وذلك بالتنسيق مع الوحدات التنظيمية المعنية في الوزارة.
إعداد خطط متابعة الأداء للإدارات والمديريات والوحدات في الوزارة وإعداد تقارير تقدم سير العمل والإنجاز:
يعمل القسم على متابعة تقدم سير العمل والإنجاز في تنفيذ الخطة الاستراتيجية وخطط العمل التنفيذية بشكل دوري، وإصدار تقارير توضح مدى تقدم سير العمل ونسب الإنجاز الخاصة لكل إدارة/مديرية/وحدة في الوزارة، كما توضح التقارير مدى الانحراف في نسب الإنجاز عن المخطط له، مع توضيح مفصّل لأسباب الانحراف، إضافة لتلخيص نسب الصرف الخاصة بالموازنة العامة، ليتم رفعها للإدارة العليا للاطلاع وإعطاء التعليمات الخاصة لمعالجة الانحرافات واتخاذ الإجراءات التصحيحية اللازمة.كما ويقوم القسم بالعمل كممثل للوزارة وضابط ارتباط مع كافة الجهات المعنية بمتابعة الخطط والإنفاق؛ لتقديم التقارير اللازمة لمتابعة الأداء والمشاريع المناطة بالوزارة وحسب الخطط الوطنية والأولويات الحكومية.
تحديد وتقييم المخاطر المحتملة على المستويين الاستراتيجي والتشغيلي وأثرها على أنظمة وأداء الوزارة:
يقع على عاتق القسم أيضا تحديد المخاطر على المستوى الاستراتيجي، وتقييم مستوى الخطر من خلال تقييم تأثير المخاطر واحتمالية حدوثها، ووضع خطط استجابة للمراقبة؛ هدفها تحويل هذه المخاطر الى فرص أو/و الحد والتقليل من أثارها السلبية، وبالتالي ضمان إزالة معيقات تحقيق الأهداف الاستراتيجية والاستمرار في تنفيذ العمليات والخدمات بكفاءة وفعالية في مختلف الظروف، وتشمل هذه العملية: تحديد المخاطر، تقييم مستوى المخاطر، تحديد الإجراءات اللازمة والمسؤوليات لضبط ومراقبة هذه المخاطر، وأخيرا تقييم وضبط الإجراءات والخطط المتخذة لإدارة المخاطر ضمن فترات محددة.
تحديد شركاء الوزارة ومتابعة تقييمهم بالتنسيق مع الوحدات التنظيمية في الوزارة:
يقوم موظفو القسم بشكل سنوي بإدارة الشركاء الاستراتيجيين والشركاء صانعي القرار، وذلك من خلال تحديد الشركاء الاستراتيجيين للمشاريع والمبادرات الاستراتيجية التي يتم تنفيذها، وتحديد الدور الذي يقوم به كل منهم وذلك بناء على نطاق عمل كل من هذه المشاريع والمبادرات والجهات المعنية بتنفيذها، ويتم تحديد الشركاء صانعي القرار من قبل لجنة التخطيط العليا في الوزارة.ويقوم القسم بالتنسيق مع الوحدات التنظيمية في الوزارة بتقييم كل شريك بناء على المهام المتوقع تحقيقها من خلاله، والتي تم تحديدها مسبقا، ومن ثم تحليل التقييمات واحتساب نسبة إنجاز الشركاء استنادا الى مهامهم، ويتم بعد ذلك تحديد قائمة بأسماء الشركاء الذين يقل تقييمهم عن 80%؛ ويتم حصر أسباب انخفاض تقييمهم ورفعها الى الإدارة العليا.
قسم إدارة العمليات والجودة الشاملة
يهدف قسم إدارة العمليات والجودة الشاملة إلى ديمومة المحافظة على تطبيق نظام إدارة الجودة وتحقيق مستوى أداء عالٍ للعمليات والإجراءات الداخلية المستخدمة، وذلك من خلال المهام التالية:
توثيق العمليات (الإجراءات، السياسات، المنهجيات، تعليمات العمل):
يتم توثيق جميع عمليات وإجراءات الوزارة الداخلية الرئيسية والمساندة بما يتوافق مع الأنظمة والقوانين النافذة ومتطلبات المواصفات العالمية ISO 9001:2015، حيث حصلت الوزارة على شهادة اعتمادية لمواصفة الآيزو لنظام إدارة الجودة ISO 9001:2015خلال عام 2023.
النسخة الأولى من نظام إدارة جودة الوزارة (Quality Management System-QMS) تم إصدارها في عام 2005، ويتم باستمرار مراجعة واستحداث إجراءات عمل ومنهجيات وسياسات ونماذج عمل جديدة حسب متطلبات العمل في الوزارة.
التدقيق الداخلي:
يتم متابعة ومراقبة نظام إدارة الجودة والتأكد من تطبيق الإجراءات وفاعليتها ودقة تنفيذها باستمرار من خلال تنفيذ عمليات التدقيق الداخلي الدورية من قبل فريق التدقيق الداخلي المستقل والمدرب والمكلف بتنفيذه وذلك بمشاركة وإشراف قسم إدارة العمليات والجودة الشاملة. كما ويتم توثيق نتائج عمليات التدقيق الداخلي بتقارير دورية خاصة وإصدار الإجراءات التصحيحية اللازمة ومتابعة تنفيذها حسب الأصول. حيث تتضمن هذه التقارير الاقتراحات والتوصيات التي من شأنها التحسين والتطوير المستمر للنظام، بحيث يتم رفعها دوريًا للإدارة العليا لاتخاذ القرارات المناسبة.
مراقبة وتحليل مؤشرات قياس أداء العمليات:
يتم مراقبة مدى كفاءة وفعالية عمليات الوزارة في تحقيق أهدافها من خلال وضع مؤشرات قياس أداء (كفاءة وفعالية) للعمليات الرئيسية والمساندة لمعظم إجراءات عمل ومنهجيات الوزارة. حيث يتم تعريف مؤشرات الأداء بطريقة واضحة مفهومة، وقابلة للقياس ومرتبطة بقيم مستهدفة وبالرجوع إلى الممارسات الفضلى. وتعد مؤشرات الأداء إحدى الطرق الأساسية التي تستخدمها الوزارة لقياس التقدم المحرز في كل من تحقيق أهدافها وتنفيذ العمليات ضمن مستوى الأداء المطلوب.يتم احتساب مؤشرات قياس الأداء بشكل دوري وتحليلها وإصدار التقارير والتوصيات لأغراض تصويب الانحراف (أينما وجد) والاجتماع والمناقشة مع المعنيين لضمان عملية التحسين المستمر.
التبسيط والتحسين المستمر:
يتم اتباع منهجية موثقة للتبسيط والتحسين المستمر للعمليات المتبعة داخل الوزارة، حيث يتم تحديد العمليات المراد تبسيطها وفق منهجيات علمية ومن ثم يتم تحليل هذه العمليات بوسائل وأدوات علمية لتحديد مواطن الضعف وعدم الكفاءة في تنفيذها بمشاركة جميع الأطراف المسؤولة عن هذه العمليات بهدف حلها وتصويب وتطوير الوضع الحالي لها، ومن ثم إعداد تقرير مفصل عن حيثيات عمليات التبسيط التي تمت متضمنًا توصيات التحسين والتبسيط، ويتم رفع التقرير للإدارة العليا لاعتمادها، ومن ثم تعميمها على المعنيين من المتعاملين الداخليين والخارجيين ليتم التنفيذ وفقها.كما ويتم قياس أثر عملية التبسيط بعد فترة زمنية مناسبة ومحددة مسبقًا لمعرفة نتائج التبسيط والتأكد من أثرها الإيجابي في تحسن أداء العملية.
قياس رضى الشركاء ومتلقي الخدمة:
يتم قياس رضى الشركاء ومتلقي الخدمة في القطاع العام، القطاع الخاص والموردين وفقًا لطبيعة التعاون الذي يتم مع الوزارة، وايضًا العاملين في الوزارة وتقصي احتياجاتهم بشكل دوري وذلك بهدف تحديد مستوى الرضى الحالي لغايات العمل على رفعه وتحديد مواطن القوة من أجل تعزيزها وإثرائها والوقوف على فرص التحسين للعمل عليها وتحسينها بشكل مستمر وبالتالي تحقيق متطلبات وتوقعات متلقي الخدمة والشركاء.كما يتم إعداد عدة استبانات وفقا للفئة المستهدفة لاستقصاء آرائهم وملاحظتهم وتحديد متطلباتهم وتوقعاتهم حول عدة محاور مثل السمعة والانطباع العام، الخدمة والعلاقات، الشفافية.
إدارة ومتابعة الشكاوى:
يتم العمل على إدارة ومتابعة شكاوى وملاحظات وكافة استفسارات متلقي الخدمة والشركاء وموظفي الوزارة من خلال نظام إدارة الشكاوى الداخلي والذي يتم العمل عليه وفق عدة معايير منها الموضوعية، الاستجابة، الشفافية، سرية المعلومات، التركيز على متلقي الخدمة والشركاء ومبدأ التحسين والتطوير المستمر.
وذلك بدءاً من استقبال الشكاوى ودراستها والوقوف على أسبابها لغاية حلها ومعالجتها بفاعلية من خلال اتخاذ الإجراءات المناسبة التي من شأنها منع تكرارها في المستقبل، وبالتالي تحقيق متطلبات متلقي الخدمة وموظفي الوزارة ورفع مستوى رضاهم، ورفع تقرير سنوي بذلك للإدارة العليا لاتخاذ الإجراءات اللازمة.وأيضًا يتم العمل على متابعة كافة الشكاوى والاستفسارات الواقعة ضمن اختصاص عمل الوزارة والواردة من خلال منصة بخدمتكم الحكومية الذي تم إطلاقها من قبل رئاسة الوزراء في عام 2018.